Protocollo e indirizzi PEC istituzionali

Per presentare un’istanza (o richiesta o documento) e informazioni sugli indirizzi di posta elettronica certificata del Comune

Ultima modifica 4 ottobre 2024

Servizio di protocollazione

E' organizzato in forma decentrata con punti di consegna e di protocollazione presso ogni settore di attività.

Presentare documenti
Chiunque voglia presentare un’istanza (o richiesta o documento) o consegnare della documentazione, può:

• spedirla al Comune tramite posta cartacea, oppure posta elettronica
• portarla direttamente all’ufficio competente munito di una fotocopia, sulla quale verrà apposto un timbro di arrivo, qualora si desideri ottenere una ricevuta
• utilizzare, ove attivati, i servizi online

Nel caso in cui si voglia presentare più copie della stessa istanza (o richiesta o documento), destinate a diversi uffici/Assessori dell’Amministrazione, queste dovranno essere consegnate tutte all’ufficio Gestione informatica dei documenti e degli archivi con le stesse modalità sopra descritte.

Spedizione via posta elettronica
I documenti o richieste possono essere inviate anche via posta elettronica, ma solo i messaggi provenienti da una casella di posta elettronica certificata (PEC) e trasmesse ad un indirizzo di PEC, assumono valore formale e legale e pertanto creano un obbligo per l'ente.
Le richieste o istanze pervenute da un normale account di posta elettronica, non creano vincoli di alcun genere per l’ente, che può pertanto non procedere.

Le istanze e dichiarazioni ricevute alle caselle di posta elettronica ordinaria dei singoli servizi sono valide ai sensi di legge se regolarmente sottoscritte con firma digitale o se trattasi di rappresentazioni digitali di documenti digitali cartacei, sottoscritte con firma autografa, con allegato copia del documento di identità del sottoscrittore. Al di fuori delle predette ipotesi, le comunicazioni di posta elettronica sono valutate in ragione della loro rispondenza a ragionevoli criteri di attendibilità e riconducibilità al mittente dichiarato.

Ritirare atti

Il Comune di Monza ha individuato come sede della CASA COMUNALE, l'Ufficio Notifica; è presso tale ufficio che è possibile ritirare gli atti depositati (esempio cartoline verdi).

Indirizzi PEC istituzionali

Il Comune di Monza ha attivato da tempo il servizio di posta elettronica certificata a questi indirizzi:

• indirizzo istituzionale per la corrispondenza destinata al Comune di Monza: monza@pec.comune.monza.it
• per la sola corrispondenza diretta ai Servizi Demografici (Anagrafe, Stato civile, Funerario): demografici@pec.comune.monza.it
• per la sola corrispondenza diretta all'Ufficio Elettorale e Leva: elettorale@pec.comune.monza.it
• per la sola corrispondenza destinata alla Polizia Locale: polizialocale@pec.comune.monza.it

Gli indirizzi PEC sono configurati alla sola ricezione delle comunicazioni da indirizzi PEC. I messaggi inviati da caselle di posta ordinarie dovranno essere inviati agli indirizzi mail istituzionali degli uffici.

Precisazioni sulla PEC
Per evitare disservizi, è utile fornire alcune precisazioni sull'uso delle PEC:

• la PEC - Posta Elettronica Certificata - è valida solo se inviata da indirizzi PEC
• il mittente deve sempre indicare nel testo di invio della PEC il proprio nome, cognome e indirizzo
• la PEC certifica solo l’invio e la consegna, tramite le relative ricevute; ha cioè lo stesso valore di una raccomandata con ricevuta di ritorno
• la PEC non certifica l’avvenuta lettura del messaggio e dei documenti allegati da parte del destinatario
• con la PEC c’è una riconoscibilità certa del mittente e la possibilità di legare in modo certo la trasmissione con il documento inviato.

Regole tecniche
Gli allegati ai messaggi di PEC, per poter essere correttamente trattati dal nostro sistema di gestione documentale, dovranno rispettare alcune regole tecniche:

• vengono accettati documenti informatici in formato standard previsti dalla normativa vigente; l'Ente dichiara di accettare comunicazioni e documenti informatici nei seguenti formati: PDF - PDF/A, TIFF, XML, JPG, OOXML, ODF, TXT, e i medesimi formati firmati digitalmente
• si ricevono i formati sopra citati sotto forma di cartella o file compressi: .zip, .rar
• I file devono essere firmati digitalmente o sottoscritti in originale e scansionati
• I file firmati digitalmente non devono essere dei Word o altro formato modificabile
• NON superare mai invii dal peso superiore ai 100 MB; è opportuno procedere con più invii spezzando gli allegati e riducendo così il peso delle singole PEC.
• NON inviare cartelle contenenti più allegati
• NON viene riconosciuta la validità della documentazione trasmessa mediante sistemi di condivisione gestiti da soggetti privati (esempio WeTransfer), non avendo garanzia di autenticità degli stessi; pertanto le comunicazioni che indicassero link da cui scaricare documenti non verranno protocollate.

I file talvolta si corrompono in fase di invio o ricezione. In questi casi l’ufficio di competenza interverrà per richiedere il reinoltro del messaggio.

Archivio di deposito

L'Archivio di Deposito conserva documentazione dal 1978 al 2000. Documentazione più recente andrà ricercata presso gli uffici di competenza. La documentazione antecedente al 1978 è conservata presso l’Archivio Storico.

Per consultare l’Archivio di Deposito occorre presentare un istanza di accesso all'Ufficio Gestione Informatica Documenti e Archivi, all'indirizzo archivio.comunale@comune.monza.it

Archivio Storico

Gestione protocollo informatico, flussi documentali e archivi
Piazza Trento e Trieste
Tel. 039.2372.337
protocollo@comune.monza.it
PEC
Orari da lun a ven 8.45 - 12.00, giovedì 8.45 - 13.00